本文目录导读：
为加强企业内部文件的管理，确保文件的安全、完整和有效利用，提高工作效率，特制定本文件存储管理制度，本制度适用于企业内部所有文件的存储、管理、使用和销毁。
文件分类与编号
1、文件分类：企业内部文件分为以下几类：
（1）公司规章制度类；
（2）业务操作类；
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（3）合同、协议类；
（4）财务、审计类；
（5）人力资源类；
（6）市场、销售类；
（7）研发、技术类；
（8）其他类。
2、文件编号：企业内部文件采用统一编号，编号格式为：年份+部门简称+文件序号，2021-人资-001。
文件存储要求
1、文件存储介质：企业内部文件应存储在安全、可靠的介质上，如纸质文件、电子文档、光盘等，纸质文件应妥善保管，避免遗失、损坏。
2、文件存储环境：纸质文件存储应避免潮湿、高温、阳光直射等不利环境因素，电子文档存储应使用具有备份功能的存储设备，并定期进行数据备份。
3、文件存储场所：企业内部文件存储场所应具备以下条件：
（1）安全：存储场所应具备防盗、防火、防潮、防虫等安全措施；
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（2）整洁：存储场所应保持清洁、整齐，便于查找；
（3）通风：存储场所应保持良好的通风条件，避免纸质文件霉变。
文件管理职责
1、文件管理员：企业应设立文件管理员，负责文件的管理工作，包括文件的收发、登记、归档、保管、借阅、销毁等。
2、部门负责人：各部门负责人对本部门文件的管理负直接责任，确保文件的安全、完整和有效利用。
3、员工：员工应遵守文件存储管理制度，正确使用、保管文件，不得随意复制、传播、篡改或销毁文件。
文件使用与借阅
1、文件使用：员工需使用文件时，应向文件管理员提出申请，经批准后方可借阅。
2、文件借阅：借阅文件应填写借阅单，注明借阅时间、归还时间、借阅人等信息。
3、文件归还：借阅文件应在规定时间内归还，如需延期，应提前向文件管理员申请。
文件销毁
1、文件销毁条件：以下文件应予以销毁：
（1）文件内容已过有效期；
（2）文件内容已失效；
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（3）文件内容与现行政策、法规、标准等不一致；
（4）文件内容已达到保密要求。
2、文件销毁程序：文件销毁前，应经文件管理员审核，确认无误后，由文件管理员组织销毁。
附则
1、本制度自发布之日起施行。
2、本制度由企业办公室负责解释。
3、企业各部门应结合实际情况，制定本部门的文件管理细则，报企业办公室备案。
4、对违反本制度的行为，企业将视情节轻重给予警告、罚款、解聘等处理。
通过以上措施，企业内部文件存储与管理将更加规范、高效，为企业的健康发展提供有力保障。
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