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档案馆作为国家重要的信息资源库，承担着历史档案的收集、整理、保管、研究和提供利用等职责，随着信息技术的飞速发展，档案馆数据库已成为档案信息存储和利用的重要载体，为了规范档案馆数据库管理，提高档案信息资源的利用效率，特制定本管理办法。
适用范围
本管理办法适用于全国各级档案馆数据库的管理工作，包括但不限于档案数据的采集、整理、存储、检索、备份、恢复和销毁等环节。
管理机构及职责
（一）档案馆数据库管理领导小组
1、负责档案馆数据库管理的总体规划和组织协调；
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2、研究制定档案馆数据库管理制度和规范；
3、审批档案馆数据库重大事项。
（二）档案馆数据库管理部门
1、负责档案馆数据库的日常管理，包括数据采集、整理、存储、检索、备份、恢复和销毁等；
2、负责档案馆数据库的安全保障，确保档案信息安全；
3、负责档案馆数据库的优化升级，提高档案信息资源利用效率。
数据库管理要求
（一）数据采集
1、档案数据采集应遵循真实性、准确性、完整性、规范性的原则；
2、采集档案数据应严格按照档案类别、时间、地点、人物、事件等进行分类整理；
3、采集过程中，应对原始档案进行拍照、扫描或数字化处理，确保档案数据的完整性和可读性。
（二）数据整理
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1、档案数据整理应遵循统一的标准和规范，确保档案信息的准确性和一致性；
2、档案数据整理应包括档案的基本信息、内容摘要、关键词、分类号等；
3、档案数据整理应进行质量检查，确保档案数据的准确性。
（三）数据存储
1、档案数据存储应采用高性能、高可靠性的存储设备，确保档案数据的安全；
2、档案数据存储应采用备份机制，定期进行数据备份，防止数据丢失；
3、档案数据存储应采用数据加密技术，确保档案信息安全。
（四）数据检索
1、档案数据库应提供高效、便捷的检索功能，方便用户快速找到所需档案信息；
2、档案数据库应支持多条件检索、模糊检索、组合检索等功能；
3、档案数据库应定期进行检索性能优化，提高检索效率。
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（五）数据备份与恢复
1、档案数据库应定期进行数据备份，确保数据安全；
2、备份数据应存储在安全的地方，防止备份数据丢失；
3、档案数据库应具备数据恢复功能，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。
（六）数据销毁
1、档案数据销毁应严格按照国家有关规定和档案管理要求执行；
2、档案数据销毁前，应进行严格审核，确保销毁数据的准确性；
3、档案数据销毁后，应进行记录备案，确保档案数据销毁过程的可追溯性。
监督检查
档案馆数据库管理部门应定期对档案馆数据库进行监督检查，确保档案馆数据库管理工作符合本管理办法的要求，对违反本管理办法的行为，应依法予以处理。
附则
本管理办法自发布之日起施行，原有管理办法与本管理办法不一致的，以本管理办法为准，档案馆数据库管理领导小组可根据实际情况对本管理办法进行修订。
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