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随着信息化时代的到来，企业文件的数量和种类日益增多，如何高效、安全地存储和管理这些文件，已经成为企业信息化建设中的重要环节，为规范企业文件存储方式，提高文件管理水平，特制定本文件存储与管理规范细则。
文件分类
1、按照文件性质分类：分为公司文件、部门文件、个人文件、外来文件等。
2、按照文件用途分类：分为档案文件、工作文件、学习文件、参考资料等。
3、按照文件介质分类：分为纸质文件、电子文件、影像文件等。
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文件存储介质选择
1、纸质文件：对于具有保存价值、需长期保存的纸质文件，应选择优质纸张进行打印、复印，并按照档案管理规定进行装订、归档。
2、电子文件：对于日常办公、临时性文件，应优先采用电子文件存储方式，如U盘、移动硬盘、光盘等。
3、影像文件：对于需要保存原始形态的文件，如合同、图纸等，应采用影像存储方式，确保文件的真实性和完整性。
文件存储与管理要求
1、文件命名规范：文件命名应简洁、清晰，便于查找，命名格式如下：年份+部门名称+文件类型+文件编号。
2、文件存储位置：文件存储位置应安全、可靠，便于备份和恢复，电子文件应存储在服务器、云存储平台等安全可靠的环境中。
3、文件备份与恢复：定期对文件进行备份，确保文件安全，备份方式包括本地备份、远程备份、云备份等，备份周期根据文件重要性进行确定，一般重要文件每月备份一次，普通文件每季度备份一次。
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4、文件权限管理：根据文件类型和重要性，设定相应的访问权限，公司文件、部门文件等敏感文件，仅限相关人员查看、修改；个人文件、外来文件等，可根据实际情况设定权限。
5、文件清理与归档：定期对文件进行清理，删除无用的、过期的文件，提高存储空间利用率，对于具有保存价值的文件，按照档案管理规定进行归档。
6、文件安全防护：加强文件存储设备的安全防护，防止病毒、恶意软件等对文件造成破坏，定期对文件进行杀毒检查，确保文件安全。
文件存储与管理责任
1、各部门负责人应加强对文件存储与管理的重视，确保文件安全、完整。
2、文件管理人员应熟练掌握文件存储与管理规范，严格按照规定执行。
3、员工应自觉遵守文件存储与管理规范，不得随意修改、删除文件。
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4、信息技术部门负责文件存储设备的维护、更新，确保文件存储安全。
本规范细则自发布之日起施行，原有相关规定与本细则不一致的，以本细则为准，各部门应按照本规范细则，加强文件存储与管理工作，提高企业信息化水平。
通过以上规范细则的实施，企业可以确保文件的安全、完整，提高文件管理水平，为企业的长远发展奠定坚实基础。
标签： #文件存储方式规定
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