标题：《文件存储管理制度》
一、目的
为了规范公司文件的存储和管理，确保文件的安全性、完整性和可访问性，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司内部所有文件的存储和管理，包括但不限于电子文件和纸质文件。
三、职责分工
1、文件管理员：负责公司文件的存储、备份、恢复和销毁等工作。
2、部门负责人：负责本部门文件的审核、批准和归档等工作。
3、员工：负责本岗位文件的创建、编辑、保存和提交等工作。
四、文件分类
1、公司文件：包括公司的规章制度、组织架构、业务流程、财务报表等。
2、部门文件：包括部门的工作计划、工作总结、会议纪要、业务报告等。
3、项目文件：包括项目的立项文件、需求文档、设计文档、测试报告等。
4、客户文件：包括客户的合同、协议、发票、付款凭证等。
5、其他文件：包括公司的宣传资料、培训资料、员工档案等。
五、文件存储
1、电子文件：
- 电子文件应按照公司的文件分类标准进行存储，存储在公司指定的服务器或网络共享文件夹中。
- 电子文件应按照文件的创建时间、修改时间和访问时间进行排序，方便查找和使用。
- 电子文件应定期进行备份，备份频率应根据文件的重要性和更新频率进行确定。
- 电子文件应设置访问权限，只有授权人员才能访问和修改文件。
2、纸质文件：
- 纸质文件应按照公司的文件分类标准进行存储，存储在公司指定的文件柜或档案库中。
- 纸质文件应按照文件的编号和日期进行排序，方便查找和使用。
- 纸质文件应定期进行清理，清理频率应根据文件的重要性和使用频率进行确定。
- 纸质文件应设置借阅登记制度，只有授权人员才能借阅文件。
六、文件使用
1、电子文件：
- 员工应通过公司指定的服务器或网络共享文件夹访问和使用电子文件。
- 员工应遵守公司的文件访问权限制度，不得访问和修改未经授权的文件。
- 员工应定期保存电子文件，避免因电脑故障或病毒感染等原因导致文件丢失。
2、纸质文件：
- 员工应通过文件柜或档案库借阅纸质文件。
- 员工应遵守公司的文件借阅登记制度，按时归还文件。
- 员工应妥善保管纸质文件，避免因火灾、水灾等原因导致文件损坏或丢失。
七、文件备份
1、电子文件：
- 电子文件应定期进行备份，备份频率应根据文件的重要性和更新频率进行确定。
- 电子文件的备份应存储在不同的存储介质中，如硬盘、光盘、磁带等，以防止存储介质损坏导致文件丢失。
- 电子文件的备份应定期进行恢复测试，以确保备份文件的可用性。
2、纸质文件：
- 纸质文件应定期进行清理，清理频率应根据文件的重要性和使用频率进行确定。
- 纸质文件的清理应按照公司的文件销毁制度进行，销毁文件应进行登记和审批。
八、文件销毁
1、电子文件：
- 电子文件的销毁应按照公司的文件备份制度进行，备份文件应进行登记和审批。
- 电子文件的销毁应使用专门的软件或工具，确保文件的彻底删除。
2、纸质文件：
- 纸质文件的销毁应按照公司的文件销毁制度进行，销毁文件应进行登记和审批。
- 纸质文件的销毁应采用焚烧、粉碎等方式，确保文件的彻底销毁。
九、监督检查
1、文件管理员：负责定期对公司文件的存储和管理情况进行检查，发现问题及时进行整改。
2、部门负责人：负责对本部门文件的审核、批准和归档等工作进行监督检查，发现问题及时进行整改。
3、员工：负责对本岗位文件的创建、编辑、保存和提交等工作进行自查，发现问题及时进行整改。
十、附则
1、本制度由公司文件管理员负责解释。
2、本制度自发布之日起施行。
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