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随着信息化时代的到来，企业内部文件数量日益增多，文件存储和管理成为企业信息化建设的重要环节，为规范文件存储，确保文件安全、高效、便捷地服务于企业各项工作，特制定本制度。
文件存储管理制度
1、文件分类与归档
（1）根据文件性质、用途、密级等因素，将文件分为以下类别：
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a. 公文类：包括公司通知、报告、请示、批复等。
b. 业务类：包括项目文件、合同、技术资料、财务报表等。
c. 研发类：包括设计方案、技术文档、专利文件等。
d. 个人文档：包括员工个人简历、培训资料、工作总结等。
（2）文件归档原则：
a. 分类归档：按照文件类别进行归档，便于查找和管理。
b. 按照时间顺序归档：同一类别的文件，按照时间顺序排列。
c. 按照密级归档：涉密文件与非涉密文件分开归档。
2、文件存储介质
（1）电子文件存储介质：采用统一格式的电子文档管理系统，实现文件的集中存储、检索和管理。
（2）纸质文件存储介质：按照类别和密级要求，分别采用文件夹、文件盒、文件柜等存储介质。
3、文件存储与管理权限
（1）文件存储权限：
a. 系统管理员：负责文件系统的维护、备份和恢复。
b. 部门负责人：负责本部门文件的存储和管理。
c. 员工：根据工作需要，获取相应文件的查阅、下载、编辑权限。
（2）文件管理权限：
a. 系统管理员：负责文件系统的权限设置、文件分类、归档等工作。
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b. 部门负责人：负责本部门文件的分类、归档、权限设置等工作。
c. 员工：负责本人在文件系统中上传、下载、编辑、删除等操作。
4、文件存储与备份
（1）文件存储：
a. 定期检查文件存储设备，确保存储空间充足。
b. 文件存储设备应具备较高的稳定性、可靠性和安全性。
（2）文件备份：
a. 按照规定周期进行文件备份，确保文件安全。
b. 备份文件存储在安全的地方，防止丢失或损坏。
5、文件销毁
（1）文件销毁原则：
a. 按照国家法律法规和公司规定，对不再具有保存价值的文件进行销毁。
b. 涉密文件销毁前，需进行严格审核，确保信息安全。
（2）文件销毁程序：
a. 提交文件销毁申请，经部门负责人审核批准。
b. 按照规定程序进行文件销毁，确保信息安全。
实施细则
1、文件分类与归档实施细则
（1）各部门负责人负责对本部门文件进行分类，建立文件目录。
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（2）员工根据文件性质，将文件上传至电子文档管理系统或纸质存储介质。
（3）系统管理员负责文件分类、归档、权限设置等工作。
2、文件存储与管理权限实施细则
（1）系统管理员根据员工需求，为员工分配文件存储与管理权限。
（2）部门负责人根据工作需要，调整本部门员工的文件权限。
（3）员工在文件系统中进行操作时，需遵守相关规定，确保信息安全。
3、文件存储与备份实施细则
（1）系统管理员定期检查文件存储设备，确保存储空间充足。
（2）按照规定周期进行文件备份，备份文件存储在安全的地方。
4、文件销毁实施细则
（1）员工提交文件销毁申请，经部门负责人审核批准。
（2）系统管理员按照规定程序进行文件销毁，确保信息安全。
附则
1、本制度自发布之日起施行。
2、本制度由公司信息化管理部门负责解释。
3、本制度如有未尽事宜，由公司信息化管理部门根据实际情况予以补充和完善。
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