第一章 总则
第一条 为规范企业文件存储管理，保障文件安全，提高文件利用效率，根据国家有关法律法规，结合企业实际情况，制定本制度。
第二条 本制度适用于企业内部所有文件的存储、保管、利用和销毁等工作。
第三条 文件存储管理应遵循以下原则：
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（一）统一管理，分级负责；
（二）安全保密，确保信息安全；
（三）方便快捷，提高工作效率；
（四）节约资源，降低管理成本。
第二章 文件分类与归档
第四条 企业文件分为以下类别：
（一）文书类文件：包括企业内部文件、会议纪要、报告、请示、批复等；
（二）业务类文件：包括合同、协议、技术文件、项目文件等；
（三）档案类文件：包括企业档案、历史文件、荣誉证书等。
第五条 文件归档按照以下程序进行：
（一）文件形成部门在文件形成过程中，应按照文件分类进行归档；
（二）归档文件应按照文件类别、时间顺序、编号等进行排列；
（三）归档文件应填写归档目录，包括文件名称、类别、时间、编号等信息。
第三章 文件存储与保管
第六条 文件存储分为纸质文件存储和电子文件存储。
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第七条 纸质文件存储应遵循以下要求：
（一）纸质文件应存放在符合消防安全要求的文件柜中；
（二）文件柜应放置在通风、干燥、防潮、防虫、防尘、防鼠的地方；
（三）文件柜钥匙应专人保管，不得随意转借；
（四）定期对纸质文件进行清理、整理，确保文件整齐有序。
第八条 电子文件存储应遵循以下要求：
（一）电子文件应存放在符合安全要求的存储设备中；
（二）存储设备应定期进行病毒检查，确保文件安全；
（三）电子文件应进行备份，备份文件应存放在不同地点；
（四）电子文件应按照文件类别、时间顺序、编号等进行排列。
第四章 文件利用与销毁
第九条 文件利用应遵循以下原则：
（一）文件利用应遵循保密原则，不得泄露企业秘密；
（二）文件利用应确保文件完整性，不得随意修改、删减；
（三）文件利用应提高工作效率，确保文件及时提供。
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第十条 文件销毁应遵循以下程序：
（一）文件形成部门在文件保管期满后，应提出销毁申请；
（二）销毁文件应经企业领导批准；
（三）销毁文件应采用符合环保要求的销毁方式；
（四）销毁文件后，应填写销毁记录，并由相关人员签字确认。
第五章 责任与奖惩
第十一条 企业各部门负责人对本部门文件存储管理工作负总责。
第十二条 对在文件存储管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励。
第十三条 对违反本制度，造成文件丢失、损坏、泄露等后果的，依法依规追究责任。
第六章 附则
第十四条 本制度由企业办公室负责解释。
第十五条 本制度自发布之日起施行。
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