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总则
为加强企业文件存储管理，确保文件安全、完整、有效，提高工作效率，特制定本制度，本制度适用于企业内部所有文件的存储与管理，包括纸质文件和电子文件。
文件分类与归档
1、文件分类
（1）按照文件内容，分为行政管理文件、业务管理文件、技术文件、合同文件、财务文件等；
（2）按照文件性质，分为内部文件、外部文件、保密文件、一般文件等；
（3）按照文件载体，分为纸质文件、电子文件、影像文件等。
2、文件归档
（1）归档原则：按照文件分类、性质和载体，对文件进行分类整理，确保文件有序、完整；
（2）归档要求：归档文件应真实、完整、准确，符合档案管理要求；
（3）归档时间：按照企业内部规定，及时将文件归档。
文件存储与管理
1、纸质文件存储
（1）文件柜：纸质文件应存放在文件柜中，文件柜应具备防火、防盗、防潮、防虫蛀等功能；
（2）文件排列：文件柜内文件应按照分类、性质、时间顺序排列，便于查找；
（3）文件借阅：借阅文件需填写借阅单，并注明归还时间，归还后及时归档。
2、电子文件存储
（1）电子文件应存储在专用服务器或安全存储设备上，确保数据安全；
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（2）电子文件应按照分类、性质、时间顺序进行命名，便于查找；
（3）电子文件备份：定期对电子文件进行备份，确保数据不丢失；
（4）电子文件访问权限：设置合理的访问权限，确保文件安全。
文件安全与保密
1、文件安全
（1）文件柜、存储设备等应定期检查，确保其安全性能；
（2）严禁随意拆封、涂改、毁损文件；
（3）发现文件丢失、损坏等情况，应及时上报，并采取措施予以处理。
2、文件保密
（1）保密文件应按照国家保密法律法规和公司保密制度进行管理；
（2）涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件，应采取加密、脱密等措施；
（3）未经授权，不得泄露、传播保密文件。
文件销毁与处理
1、文件销毁
（1）文件销毁前，应进行鉴定，确认其不再具有保存价值；
（2）销毁文件应采用安全、环保的方式进行，确保文件信息无法恢复；
（3）销毁文件应记录销毁时间、地点、人员等信息。
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2、文件处理
（1）对于不再具有保存价值的文件，应按照规定进行销毁；
（2）对于需要长期保存的文件，应按照规定进行归档；
（3）对于涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件，应按照规定进行处理。
监督检查与奖惩
1、监督检查
（1）企业内部设立文件管理监督检查小组，负责对文件存储与管理情况进行监督检查；
（2）监督检查小组定期对文件存储与管理情况进行检查，发现问题及时整改。
2、奖惩
（1）对文件存储与管理工作中表现突出的个人或部门，给予表彰和奖励；
（2）对违反文件存储与管理规定的个人或部门，依法依规进行处罚。
附则
1、本制度由企业文件管理部门负责解释；
2、本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。
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