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《供应商资源池管理制度》
总则
1、目的
为了有效管理供应商资源,确保公司采购活动的顺利进行,提高采购质量、降低采购成本、保障供应稳定性,特制定本供应商资源池管理制度。
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2、适用范围
本制度适用于公司所有涉及供应商选择、评估、合作及管理的相关部门和业务流程。
供应商资源树构建
1、供应商分类
- 根据提供产品或服务的类型,将供应商分为原材料供应商、零部件供应商、设备供应商、服务供应商(如物流、咨询等)等主要类别。
- 在每个主要类别下,再按照具体的产品或服务特性进行细分,例如原材料供应商可进一步分为金属原材料供应商、化工原材料供应商等。
2、分层管理
- 战略供应商:对公司业务发展具有关键影响力,提供核心产品或服务,与公司建立长期稳定的合作关系,在技术创新、成本控制、供应保障等方面具有显著优势。
- 重点供应商:提供重要产品或服务,合作关系较为紧密,在质量、价格、交货期等方面表现良好。
- 合格供应商:满足公司基本采购要求,经过评估进入供应商资源池,可以参与常规采购项目的供应商。
- 潜在供应商:具有一定的供应能力和合作潜力,但尚未经过全面评估的供应商,可作为供应商资源的补充来源进行初步考察。
供应商的准入
1、信息收集
- 采购部门通过多种渠道收集潜在供应商信息,包括行业展会、网络搜索、供应商推荐等。
- 潜在供应商应提供基本信息,如企业概况、经营范围、生产能力、质量体系、财务状况等。
2、初步筛选
- 采购部门根据公司采购需求和供应商分类标准,对潜在供应商进行初步筛选,排除明显不符合要求的供应商。
- 初步筛选主要考虑因素包括产品或服务相关性、企业规模、市场口碑等。
3、实地考察(必要时)
- 对于重要的潜在供应商,采购部门会同相关技术、质量等部门进行实地考察,深入了解供应商的生产设备、工艺流程、质量控制、管理水平等情况。
4、评估与准入
- 采购部门组织相关部门对通过初步筛选和实地考察(如有)的潜在供应商进行全面评估,评估内容包括质量、价格、交货期、服务、环保、社会责任等方面。
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- 评估合格的供应商,经公司相关领导审批后,正式纳入供应商资源池,成为合格供应商。
供应商的评估与分级
1、定期评估
- 采购部门每年至少组织一次对合格供应商的全面评估,评估周期可根据供应商的重要性和合作情况适当调整。
- 评估过程中,采购部门收集各部门(如使用部门、质量部门、财务部门等)对供应商的反馈信息,包括产品质量、交货及时性、售后服务等方面的表现。
2、评估指标
- 质量指标:产品或服务的合格率、质量稳定性等。
- 价格指标:价格合理性、成本控制能力、价格波动情况等。
- 交货期指标:按时交货率、交货期的灵活性等。
- 服务指标:响应速度、售后服务质量、技术支持能力等。
- 环保指标:符合环保法规要求、节能减排措施等。
- 社会责任指标:遵守劳动法规、员工福利保障、社区关系等。
3、分级调整
- 根据评估结果,对供应商进行分级调整,表现优秀的合格供应商可晋升为重点供应商或战略供应商;表现不佳的供应商,根据问题的严重程度,给予警告、限期整改或降为潜在供应商直至从资源池中淘汰。
供应商的合作管理
1、采购份额分配
- 根据供应商的分级情况,合理分配采购份额,战略供应商和重点供应商可获得较大的采购份额,以体现对其合作的重视和激励;合格供应商根据其表现获得相应的采购份额。
2、合同管理
- 采购部门与供应商签订采购合同,明确双方的权利和义务,包括产品或服务的规格、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。
- 合同执行过程中,采购部门负责跟踪合同履行情况,及时处理合同变更、违约等问题。
3、供应商激励
- 建立供应商激励机制,对表现优秀的供应商给予奖励,如增加采购份额、提前付款、颁发优秀供应商证书等。
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- 对表现不佳的供应商进行适当的约束,如减少采购份额、延迟付款、要求整改等。
供应商的退出机制
1、主动退出
- 供应商因自身经营原因(如企业转型、停产等),主动提出退出供应商资源池的,应提前通知公司采购部门,并妥善处理未完成的订单和相关事宜。
2、被动退出
- 当供应商出现严重质量问题、多次违约、无法满足公司采购需求等情况时,采购部门经公司相关领导审批后,将其从供应商资源池中强制退出。
- 被强制退出的供应商,公司在一定期限内(如1 - 2年)不再与其合作。
信息管理与保密
1、供应商信息库建立
- 采购部门建立供应商信息库,详细记录供应商的基本信息、评估记录、合作历史、产品或服务信息等。
- 供应商信息库应定期更新,确保信息的准确性和完整性。
2、信息保密
- 公司员工应严格遵守保密制度,妥善保管供应商信息,不得泄露供应商的商业机密。
- 在与供应商的合作过程中,双方应签订保密协议,保护彼此的商业信息。
监督与考核
1、内部监督
- 公司内部审计部门对供应商资源池管理制度的执行情况进行监督,定期检查采购部门的供应商管理工作,包括供应商准入、评估、合作、退出等环节。
- 对发现的问题及时提出整改意见,确保制度的有效执行。
2、考核机制
- 建立供应商管理工作考核机制,将供应商管理指标(如供应商合格率、按时交货率等)纳入采购部门及相关人员的绩效考核体系。
- 对在供应商管理工作中表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励,对工作不力的进行相应的处罚。
通过建立和完善供应商资源池管理制度,公司能够更好地整合供应商资源,优化供应商结构,提高供应商管理水平,从而为公司的可持续发展提供有力保障。
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