《轻松掌握数据流图制作：从基础到实践》
一、数据流图的基本概念
数据流图（Data Flow Diagram，DFD）是一种图形化的系统分析工具，用于描述系统中数据的流动、处理和存储，它主要由以下几种元素构成：
1、外部实体：指系统之外与系统交互的人、组织或其他系统，在一个电商系统中，顾客和供应商就是外部实体，外部实体是数据的源点和终点。
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2、处理过程：表示对数据进行的操作或变换，比如在订单处理系统中，“计算订单总价”就是一个处理过程。
3、数据流：用箭头表示，显示数据的流动方向，数据可以是订单信息、用户资料等。
4、数据存储：代表数据的存储位置，如数据库、文件等，在图书馆管理系统中，图书库存信息的数据库就是一个数据存储。
二、制作数据流图的步骤
1、确定系统边界
- 明确要分析的系统范围，以医院信息管理系统为例，我们要确定系统是只涵盖医院内部的挂号、诊断、缴费等流程，还是也包括与外部医疗设备供应商的数据交互等，这有助于准确识别外部实体。
- 如果我们的系统只关注医院内部患者就医流程，那么像医药公司等就可能是外部实体，只考虑它们与医院在药品供应方面的交互边界。
2、识别外部实体
- 仔细分析系统与外界的交互对象，对于在线教育系统，学员和教师是外部实体，他们通过系统进行教学和学习相关的数据交互。
- 考虑所有可能的输入和输出源，在银行系统中，储户、其他金融机构（如用于资金转账时）等都是外部实体，他们向银行系统输入存款、取款、转账等请求，银行系统也会向他们输出账户信息、交易结果等。
3、确定主要的处理过程
- 按照业务逻辑梳理系统中的操作，在快递物流系统中，“包裹揽收”“包裹分拣”“包裹运输调度”“包裹派送”等都是主要的处理过程。
- 从数据的角度出发，思考数据在系统中是如何被转换和操作的，例如在人力资源管理系统中，“员工考勤数据统计”这个处理过程会对员工的考勤打卡数据进行统计分析，得出员工的出勤情况等有用信息。
4、描绘数据流
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- 以处理过程为中心，确定数据的流动方向，在企业资源计划（ERP）系统中，从“订单录入”这个处理过程会有订单数据流向“库存检查”处理过程，以查看是否有足够的货物来满足订单。
- 注意数据的准确性和完整性，如果是一个新闻发布系统，记者输入的新闻稿件数据会流向编辑审核处理过程，再流向发布处理过程，在这个过程中，数据的内容不能被错误地修改或丢失。
5、标识数据存储
- 找到数据在系统中的保存位置，在社交媒体系统中，用户的个人信息、发布的动态等数据存储在数据库中。
- 考虑数据存储的结构与访问方式，对于一个库存管理系统，货物库存数据存储可能是一个关系型数据库，通过特定的查询语句来访问和更新库存数量等信息。
三、制作数据流图的注意事项
1、分层绘制
- 对于复杂的系统，采用分层的数据流图可以更好地展示系统结构，顶层数据流图展示系统的总体框架，主要关注外部实体与系统主要处理过程之间的数据流，例如在一个大型企业的综合管理系统中，顶层数据流图只显示企业与外部合作伙伴、客户、供应商等的主要交互以及内部核心业务处理模块之间的关系。
- 下层数据流图则对上层中的某个处理过程进行细化，比如在上述企业综合管理系统中，对内部的“生产管理”这个处理过程，可以在下层数据流图中详细展示生产计划制定、原材料采购、生产流程监控等子处理过程以及它们之间的数据流动和存储情况。
2、保持一致性
- 在整个数据流图中，数据的名称、流向等要保持一致，如果在一个数据流图的某个部分将“客户订单信息”称为“订单数据”，在其他部分也应该统一使用一种名称，避免造成混淆。
- 处理过程的分解也要遵循一致的逻辑，如果在一个系统中按照功能模块来分解处理过程，就不要在其他部分又按照用户角色来分解处理过程。
3、简洁性与准确性
- 数据流图要简洁明了，避免过多的细节，在绘制一个小型书店的销售管理数据流图时，不需要详细列出每一种图书的销售细节，而应重点关注整体的销售流程、库存管理与顾客交互等主要方面。
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- 要确保数据流图准确反映系统的实际情况，如果在实际系统中某个处理过程需要多个数据源的数据，那么在数据流图中就要准确地表示出这些数据流的来源。
四、数据流图制作工具推荐
1、Microsoft Visio
- 这是一款功能强大的绘图工具，提供了丰富的模板和图形元素，方便绘制数据流图，它具有直观的界面，用户可以轻松地拖放元素来构建数据流图，在Visio中，有专门的数据流图模板，其中包含了标准的外部实体、处理过程、数据流和数据存储等图形符号。
- 它还支持对图形进行格式化、添加注释等操作，使得数据流图更加清晰、易读，用户可以将绘制好的数据流图保存为多种格式，方便与他人共享。
2、Lucidchart
- 这是一个在线绘图平台，无需安装软件即可使用，Lucidchart提供了大量的数据流图模板和示例，对于初学者来说非常友好，它具有实时协作功能，团队成员可以同时对数据流图进行编辑和讨论。
- 该平台还支持与其他工具（如Google Drive、Slack等）的集成，方便在不同的工作流程中使用数据流图，用户可以轻松地创建分层的数据流图，并通过链接等方式在不同层次之间进行导航。
3、Draw.io
- 这是一款开源的绘图工具，可以在线使用，也可以下载安装，Draw.io提供了简单易用的界面和基本的数据流图绘制元素，它的优点是免费且开源，适合个人和小型团队使用。
- 虽然它的功能可能不如Visio那么丰富，但对于简单的数据流图制作已经足够，用户可以自定义图形元素的样式，并且可以将绘制好的数据流图导出为多种格式，如PNG、PDF等。
通过以上步骤、注意事项和工具的使用，就能够制作出准确、清晰的数据流图，从而更好地分析和理解系统中的数据流程。
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