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《涉密档案数字化加工保密制度》
总则
为加强涉密档案数字化加工过程中的保密管理，确保国家秘密安全，根据国家有关保密法律法规和档案管理相关规定，特制定本制度。
建立台账相关要求
（一）人员管理台账
1、基本信息登记
- 建立涉密档案数字化加工人员详细信息台账，包括姓名、性别、年龄、身份证号、联系方式、家庭住址等基本情况，对于参与加工的临时人员，还应登记其原工作单位或就读学校等信息，这些信息有助于对加工人员进行全面的身份识别和背景审查。
- 要记录人员的政治面貌、是否接受过保密教育及培训的情况，包括培训的时间、内容、培训单位等，通过详细记录人员的政治情况和保密教育经历，能够筛选出政治可靠、保密意识较强的人员参与涉密档案数字化加工工作。
2、人员出入登记
- 在加工场所设置专门的人员出入登记台账，记录每一位进入加工场所人员的姓名、进入时间、离开时间、进入事由等信息，对于外来人员，如设备维修人员、上级检查人员等，还需登记其所属单位、证件号码，并由专人全程陪同，这一台账的建立有助于掌握加工场所内人员的流动情况，防止未经授权的人员进入涉密区域。
3、人员权限管理台账
- 根据加工人员的岗位和职责，建立权限管理台账，明确不同人员对涉密档案、加工设备、软件系统等的访问权限，档案扫描人员只能进行扫描操作，无权对扫描后的图像进行编辑或传输；数据审核人员有权查看扫描和处理后的档案数据，但不能修改扫描设备的参数等，权限管理台账能够有效防止人员越权操作，保障涉密档案数字化加工过程中的安全。
（二）设备管理台账
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1、设备采购台账
- 详细记录涉密档案数字化加工设备的采购信息，包括设备名称、型号、生产厂家、采购时间、采购价格、采购渠道等，对于进口设备，还需记录设备的进口报关手续、是否经过安全检测等情况，设备采购台账有助于追溯设备的来源，确保设备的合法性和安全性。
2、设备使用台账
- 针对每一台加工设备，建立使用台账，记录设备的启用时间、使用人员、使用时长、设备运行状态等信息，每天记录扫描仪的开机时间、扫描的档案数量、是否出现故障等情况，设备使用台账能够及时发现设备的异常使用情况，便于设备的维护和管理。
3、设备维修维护台账
- 当设备出现故障需要维修时，建立维修维护台账，记录设备故障的表现、报修时间、维修人员姓名、所属单位、维修内容、维修时间、更换的零部件等信息，对于涉及设备数据存储部件的维修，如硬盘、存储芯片等，还需记录维修前后的数据备份和恢复情况，设备维修维护台账能够确保设备维修过程中的保密安全，防止因维修导致涉密数据泄露。
（三）档案管理台账
1、档案出入库台账
- 建立涉密档案出入库台账，对进入和离开数字化加工场所的档案进行详细记录，档案入库时，记录档案名称、档案编号、所属年份、密级、数量、入库时间、移交人员姓名、接收人员姓名等信息，档案出库时，同样记录上述信息以及出库原因、去向等，档案出入库台账能够确保档案的流向清晰可查，防止档案丢失或被误带离加工场所。
2、档案数字化加工进度台账
- 按照档案的类别、密级等分别建立加工进度台账，记录每一份档案的数字化加工起始时间、已完成的加工环节（如扫描、图像处理、数据录入等）、当前的加工进度比例、预计完成时间等信息，通过加工进度台账，可以合理安排加工工作，及时发现加工过程中的瓶颈环节，同时也便于对加工工作进行监督和管理。
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3、档案数据存储台账
- 对于数字化后的涉密档案数据，建立存储台账，记录数据存储的介质类型（如硬盘、磁带等）、存储位置、存储容量、数据备份情况（备份的时间、备份的介质、备份存放地点等）、数据访问记录（包括访问人员、访问时间、访问操作等），档案数据存储台账能够保障涉密档案数据的存储安全，确保数据的完整性和可用性。
其他保密管理措施
1、加工场所保密管理
- 涉密档案数字化加工场所应设在符合保密要求的区域，周围环境安全，无无关人员往来，加工场所应安装门禁系统、监控系统、防盗报警系统等安全防范设施，门禁系统应记录人员的出入情况，监控系统应覆盖加工场所的各个区域，且监控录像保存一定的时间，以便发生问题时进行查询。
2、加工流程保密管理
- 制定详细的涉密档案数字化加工流程，明确各个环节的操作规范和保密要求，在档案扫描环节，要确保扫描设备不连接外部网络，扫描后的图像数据应直接存储在内部指定的存储设备上；在数据处理环节，要对处理过程中的临时文件进行及时清理，防止数据残留。
3、保密监督检查
- 设立专门的保密监督检查小组，定期对涉密档案数字化加工过程中的人员、设备、档案管理等情况进行检查，检查内容包括人员的保密行为是否符合规定、设备的安全防护措施是否到位、档案的管理台账是否完整准确等，对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求相关责任人限期整改，并对整改情况进行复查。
通过建立完善的台账体系和采取有效的保密管理措施，能够确保涉密档案数字化加工工作在安全保密的前提下顺利进行，保护国家秘密信息的安全。
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