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《涉密档案室管理规定》
总则
1、为加强涉密档案室的管理，确保涉密档案的安全、完整与有效利用，根据国家有关保密法律法规和档案管理规定，结合本单位实际情况，制定本规定。
2、本规定适用于本单位涉密档案室的建设、使用、维护以及涉密档案的管理等各项工作。
涉密档案室的建设与设施配备
1、选址要求
- 涉密档案室应选择在相对独立、安全的区域，远离公共通道、嘈杂场所和有安全隐患的区域，周边环境应有利于安全防范，避免受到自然灾害和外部干扰的影响。
2、建筑结构
- 档案室的建筑应符合防火、防水、防潮、防虫、防盗等要求，墙体应采用防火、隔音材料，屋顶应具备良好的防水性能，地面应进行防潮处理。
3、安全设施
- 安装防火、防盗报警系统，配备灭火器材，如二氧化碳灭火器等适合档案保护的灭火设备，设置门禁系统，严格控制人员出入，只有授权人员凭借有效证件或密码才能进入。
- 安装视频监控系统，对档案室的出入口、通道、档案存放区域等进行24小时不间断监控，监控录像应保存规定的时间。
- 配备温湿度调节设备，如空调、除湿机等，确保室内温湿度保持在适宜档案保存的范围（温度14 - 24℃，相对湿度45 - 60%）。
涉密档案的接收与整理
1、接收
- 涉密档案的接收应严格按照规定的程序进行，移交单位或个人应提供详细的档案清单，明确档案的密级、内容、形成时间等信息，接收人员要对接收的档案进行仔细核对，检查档案的完整性、准确性和密级标识情况。
- 对于密级标识不清或不符合规定的档案，应要求移交方重新标识或整理后再行移交。
2、整理
- 涉密档案的整理应在涉密环境下进行，整理人员应具备相应的保密知识和档案管理技能，按照档案的密级、年度、类别等进行分类整理，编制档案目录。
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- 在整理过程中，不得随意更改档案的内容和密级标识，对于破损、字迹模糊的档案，应按照档案修复的相关规定进行修复，修复过程中要确保档案信息不泄露。
涉密档案的保管
1、存放要求
- 涉密档案应存放在专门的涉密档案柜中，档案柜应具备良好的密封性和防盗性能，不同密级的档案应分开存放，并有明显的标识区分。
- 档案存放应按照一定的顺序排列，便于查找和管理，要定期对档案进行清点和检查，确保档案数量准确、无损坏。
2、保密措施
- 涉密档案室应严格限制人员进入，进入人员必须经过保密培训，签订保密协议，严禁无关人员进入涉密档案室。
- 对涉密档案的查阅、借阅等操作应进行详细登记，记录查阅人、查阅时间、查阅内容、归还时间等信息。
涉密档案的利用
1、查阅
- 查阅涉密档案必须履行严格的审批手续，查阅人应提出书面申请，说明查阅目的、范围、时间等，经所在部门负责人审核，报单位保密主管领导批准后，方可查阅。
- 在查阅过程中，查阅人应严格遵守保密规定，不得擅自复制、摘抄、传播涉密档案内容，查阅场所应在涉密档案室指定的区域内，并有专人监督。
2、借阅
- 借阅涉密档案的审批程序更为严格，除履行查阅审批手续外，还应明确借阅期限和归还方式，借阅人必须妥善保管所借档案，不得转借他人，不得在非涉密场所使用。
- 借阅期限届满，借阅人应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案无损坏、无泄密情况。
涉密档案的销毁
1、鉴定
- 对需要销毁的涉密档案应进行严格的鉴定，成立档案销毁鉴定小组，由档案管理人员、保密人员和相关业务部门人员组成，鉴定小组应根据档案的保存期限、利用价值、密级等因素，确定是否需要销毁。
2、销毁程序
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- 经鉴定确定需要销毁的涉密档案，应编制销毁清单，报单位保密主管领导批准，销毁应采用专门的销毁设备，如碎纸机、消磁器等，确保档案信息无法恢复。
- 销毁过程应进行全程监控，销毁结束后，销毁人员和监督人员应在销毁清单上签字确认。
人员管理
1、保密培训
- 涉密档案室工作人员应定期参加保密培训，学习国家保密法律法规、保密知识和档案管理技能，新入职的工作人员必须先进行保密培训，经考核合格后才能上岗。
2、人员审查
- 对涉密档案室工作人员应进行严格的背景审查，审查内容包括政治素质、家庭背景、社会关系等，确保工作人员可靠、忠诚，无泄密风险。
应急管理
1、应急预案制定
- 制定涉密档案室应急预案，针对火灾、水灾、盗窃、泄密等突发事件，明确应急处置流程、责任人员和应对措施。
2、应急演练
- 定期组织应急演练，提高工作人员应对突发事件的能力，演练后应对应急预案进行评估和完善，确保应急预案的有效性。
监督与检查
1、内部监督
- 单位应建立内部监督机制，定期对涉密档案室的管理工作进行检查，检查内容包括档案保管情况、保密措施执行情况、人员管理情况等。
2、外部监督
- 接受上级保密部门和相关业务部门的监督检查，对检查中发现的问题应及时整改，确保涉密档案室管理工作符合规定要求。
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