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《合规性评价记录表的填写指南与应用实践》
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合规性评价是组织确保其活动、产品和服务符合法律法规、标准规范以及其他相关要求的重要管理手段，合规性评价记录表则是对这一评价过程和结果的有效记录工具，正确填写合规性评价记录表有助于组织全面、系统地掌握合规状况，及时发现并纠正不合规问题，防范法律风险，提升管理水平。
合规性评价记录表的基本结构与表头填写
（一）基本结构
合规性评价记录表通常包括表头、评价内容、评价依据、评价结果、改进措施等主要部分，各部分相互关联，共同构成一个完整的合规性评价信息记录体系。
（二）表头填写
1、评价日期
- 明确记录进行合规性评价的具体日期，精确到年月日，这有助于追溯评价的时效性，了解组织在特定时间点的合规状况，如果评价日期为[具体日期]，则可以与当时有效的法律法规版本相对应，确保评价依据的准确性。
2、评价部门/人员
- 填写负责进行合规性评价的部门名称或具体人员姓名，这对于明确责任、便于沟通和后续的审核追踪具有重要意义，如果是多部门联合评价，可以列出所有参与部门的名称，可能是由质量管理部门牵头，联合环境管理部门、安全管理部门等共同进行评价，那么就要完整记录这些部门名称。
3、评价范围
- 详细描述本次合规性评价所涵盖的范围，这可以是组织的特定业务活动，如生产某一产品的全过程；也可以是特定的区域，如某一生产车间或办公区域；还可以是针对某一特定的法律法规要求的专项评价范围，如关于危险废物处理的相关活动等，评价范围为“公司位于[具体地址]的生产车间A内的产品生产过程，包括原材料采购、加工制造、成品包装等环节，涉及的环境、质量和安全相关法律法规要求”。
（一）法律法规与其他要求的识别
1、法律法规条款摘要
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- 将与组织活动、产品和服务相关的法律法规条款进行简要摘录，在环境管理方面，对于大气污染防治法中的关于工业废气排放限值的条款，可摘录为“[条款编号]：工业生产过程中产生的废气应当符合国家和地方规定的大气污染物排放标准，采用有效的污染防治措施……”，这有助于评价人员在评价时快速定位相关要求。
2、适用的标准规范
- 除法律法规外，还需列出适用的行业标准、企业标准等规范，如在建筑行业，可能涉及到建筑结构设计规范、施工质量验收标准等，记录时应明确标准规范的名称、编号和版本号，如“《建筑工程施工质量验收统一标准》GB 50300 - [具体版本号]”。
（二）组织活动的对应分析
1、业务活动描述
- 详细阐述组织内正在进行的各项业务活动，以制造业企业为例，要描述原材料的采购来源、加工工艺（包括使用的设备、工艺流程等）、产品的销售渠道等，如“原材料采购自国内[供应商名称]等多家供应商，加工工艺采用[具体工艺名称]，包括[详细的工序流程]，产品通过线上和线下销售渠道销售到国内市场及部分国际市场”。
2、合规性分析
- 将组织的业务活动与法律法规和标准规范的要求进行逐一对比分析，在劳动用工方面，对比劳动法中关于工作时间、工资支付、劳动保护等要求，分析企业实际的用工管理情况，如果企业规定的工作时间符合劳动法中每周不超过44小时的要求，工资支付按时足额且劳动保护用品配备齐全，则可判定在这方面符合合规要求，对于不符合的情况，要详细说明具体的差异点，如“发现部分员工加班时间超过法定上限，且未按照规定支付加班工资”。
评价依据的填写
1、法律法规版本
- 注明所依据的法律法规的具体版本号，因为法律法规可能会随着时间推移而修订，不同版本的要求可能存在差异。《中华人民共和国环境保护法》在[修订年份]进行了修订，在评价时就要明确是依据修订后的版本进行评价的。
2、标准规范的有效性
- 除了版本号，还要说明标准规范是否现行有效，如果存在即将生效的新标准规范，要考虑其对组织的潜在影响，并在评价依据中适当提及，如某一即将实施的产品质量标准可能会提高产品的某项指标要求，虽然目前尚未生效，但组织在评价时应关注并做好应对准备。
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评价结果的填写
1、合规情况判定
- 针对每一项评价内容，明确判定是“合规”还是“不合规”，对于合规的项目，可以简单说明符合的依据；对于不合规的项目，要突出问题的严重性和影响范围，在产品标识方面，如果产品标签上包含了法律法规要求的所有信息，如产品名称、成分、生产日期、保质期、生产厂家等，则判定为合规，可注明“产品标识符合《产品质量法》中关于产品标识的要求”；如果缺少某些关键信息，则判定为不合规，如“产品标签未标注成分信息，不符合《产品质量法》相关规定，可能影响消费者知情权并导致法律风险”。
2、整体评价结论
- 在对各项评价内容进行判定后，给出整体的评价结论，可以分为“完全合规”、“基本合规但存在部分需改进的问题”、“不合规情况较为严重”等不同等级，如果在众多评价项目中只有少数轻微的不合规项目，整体评价结论可以是“基本合规但存在部分需改进的问题，需要及时制定改进措施解决发现的不合规点”。
改进措施的填写
1、针对不合规项目的措施
- 对于判定为不合规的项目，详细列出改进措施，这些措施应具有针对性、可操作性和时效性，针对上述产品标识未标注成分信息的不合规情况，改进措施可以是“立即修改产品标签设计，增加成分信息的标注，由质量部门负责监督标签的重新印刷和更换工作，确保在[具体期限]内完成所有产品标签的更新”。
2、预防措施
- 除了针对现有不合规项目的改进措施外，还应考虑制定预防措施，防止类似不合规情况再次发生，如建立法律法规更新的跟踪机制，定期对员工进行合规培训等。“建立法律法规和标准规范的动态跟踪制度，指定专人负责关注相关法规标准的更新情况，每月进行一次法规标准更新信息的收集和内部通报；每季度组织一次员工合规培训，提高员工的合规意识和业务操作的合规性”。
合规性评价记录表的填写是一个严谨、细致的过程，需要组织内各相关部门和人员的密切配合，通过准确、完整地填写合规性评价记录表，组织能够清晰地了解自身的合规状况，及时采取改进和预防措施，确保在法律法规和标准规范的框架内健康、稳定地发展，合规性评价记录表也是组织向外部展示其合规管理成果的重要依据，有助于提升组织的社会形象和公信力。
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