本文目录导读：
《档案数据管理维护制度》
总则
1、目的
为了确保档案数据的完整性、准确性、安全性和可用性，加强对档案数据的管理与维护，提高档案管理工作的效率和质量，特制定本制度。
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2、适用范围
本制度适用于本单位内所有涉及档案数据的管理、维护、使用等相关工作。
档案数据的收集与整理
1、收集原则
（1）完整性原则，档案数据收集应涵盖本单位各项业务活动所产生的有保存价值的文件、资料、记录等，确保档案数据内容完整，不遗漏重要信息。
（2）准确性原则，收集的档案数据应如实反映业务活动的实际情况，数据来源可靠，信息准确无误。
2、收集范围
包括但不限于行政管理文件、业务合同、财务报表、人事档案、项目文档等各类档案资料。
3、整理要求
（1）分类整理，按照预先设定的档案分类体系，对收集到的档案数据进行分类，如按年度、部门、业务类型等进行分类，以便于管理和查询。
（2）编号标识，为每份档案数据赋予唯一的编号，并进行清晰的标识，方便识别和检索。
（3）数字化处理，对纸质档案进行数字化扫描，确保数字化副本与原件内容一致，并按照规定的格式进行存储，如PDF、JPEG等格式。
档案数据的存储管理
1、存储介质
（1）采用多种存储介质相结合的方式，包括硬盘、磁带、光盘等，以确保数据的安全性和可靠性。
（2）对于重要的档案数据，应进行异地备份存储，防止因本地灾难（如火灾、洪水等）导致数据丢失。
2、存储环境
（1）存储档案数据的场所应具备适宜的温度、湿度和防尘、防火、防潮、防虫等条件。
（2）定期对存储设备和存储环境进行检查和维护，确保存储设备正常运行，存储环境符合要求。
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3、存储结构
（1）建立合理的档案数据存储结构，采用分层存储的方式，将常用数据和不常用数据分别存储在不同的存储层次，提高数据访问效率。
（2）对存储的档案数据进行目录管理，建立详细的索引目录，方便快速定位和查找数据。
档案数据的安全管理
1、访问控制
（1）根据员工的工作职责和权限，设置不同级别的档案数据访问权限，只有经过授权的人员才能访问相应级别的档案数据。
（2）采用身份认证技术，如用户名和密码、指纹识别、面部识别等，确保访问者的身份合法性。
2、数据加密
（1）对重要的档案数据进行加密处理，在数据存储和传输过程中采用加密算法，防止数据被窃取和篡改。
（2）加密密钥应妥善保管，定期更新密钥，确保密钥的安全性。
3、安全审计
（1）建立档案数据安全审计机制，对档案数据的访问、修改、删除等操作进行记录，以便及时发现异常操作和安全漏洞。
（2）定期对安全审计记录进行分析，对发现的安全问题及时采取措施进行整改。
档案数据的维护与更新
1、数据维护
（1）定期对档案数据进行检查，发现数据错误、缺失等问题及时进行修正和补充。
（2）对存储设备进行维护保养，如磁盘清理、碎片整理等，确保存储设备性能良好。
2、数据更新
（1）当业务活动发生变化或有新的档案数据产生时，及时对档案数据进行更新，确保档案数据的时效性。
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（2）在更新档案数据时，应遵循相关的操作规范，确保数据更新的准确性和完整性。
档案数据的利用
1、利用申请
（1）内部员工如需利用档案数据，应填写档案数据利用申请表，注明利用目的、利用范围、预计利用时间等信息。
（2）外部单位或人员如需利用本单位档案数据，应经本单位相关领导批准，并签订档案数据利用协议。
2、利用方式
（1）根据档案数据的性质和利用需求，可以提供原件查阅、复印件提供、电子数据查询等利用方式。
（2）在利用档案数据过程中，应遵守相关的保密规定，不得泄露档案数据中的机密信息。
人员培训与考核
1、培训
（1）定期组织档案数据管理维护人员参加相关培训，包括档案管理知识、数据安全知识、信息技术知识等方面的培训，提高人员的业务水平。
（2）新入职的档案数据管理维护人员应接受入职培训，熟悉本单位的档案数据管理维护制度和工作流程。
2、考核
（1）建立档案数据管理维护人员考核机制，对人员的工作业绩、业务能力、遵守制度情况等进行考核。
（2）将考核结果与人员的薪酬、晋升等挂钩，激励人员积极做好档案数据管理维护工作。
附则
1、本制度自发布之日起生效。
2、本制度如有未尽事宜，由本单位档案管理部门负责解释和修订。
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