本文目录导读：
《档案数据备份档案管理办法》
总则
1、目的
为了确保档案数据的安全性、完整性和可用性，规范档案数据备份档案的管理工作，特制定本办法，随着信息技术在档案管理中的广泛应用，档案数据面临着诸如硬件故障、软件错误、人为误操作、自然灾害以及网络攻击等多种风险，有效的档案数据备份档案管理能够在数据丢失或损坏时迅速恢复数据，保障档案管理工作的正常运行。
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2、适用范围
本办法适用于本单位内所有涉及档案数据备份档案管理的部门和人员，涵盖了各类档案数据，包括但不限于文书档案、人事档案、财务档案等的数字化备份档案。
档案数据备份档案应包含完整的档案数据信息，如档案目录、元数据以及档案实体的数字化副本等，对于具有特殊格式的档案（如多媒体档案），还应备份其相关的解码和播放信息，以确保在恢复数据时能够正常使用。
2、分类
（1）按照备份周期可分为日备份、周备份、月备份和年度备份，日备份主要针对当天有更新变动的档案数据，能够快速恢复近期的数据错误；周备份则是对本周内重要档案数据的整合备份，可作为短期数据恢复的重要依据；月备份是对当月全部档案数据的全面备份，包含了所有的修改和新增内容；年度备份是对全年档案数据的完整备份，作为长期存档和历史数据查询的重要资源。
（2）按照备份方式可分为完全备份、增量备份和差异备份，完全备份是对所有档案数据进行完整复制；增量备份只备份自上次备份（包括完全备份和增量备份）以来新增或修改的数据；差异备份则是备份自上次完全备份以来所有发生变化的数据，不同的备份方式在备份速度、存储空间占用和恢复效率等方面各有优劣，应根据实际需求合理选择和组合使用。
备份档案的存储管理
1、存储介质
（1）应采用多种存储介质进行备份，如磁带、光盘、硬盘等，磁带具有大容量、低成本的特点，适合长期离线存储；光盘存储稳定性高，便于归档保存；硬盘则具有读写速度快的优点，适用于短期在线备份存储。
（2）定期对存储介质进行检查和维护，确保其性能和数据完整性，对于磁带，应定期进行倒带操作，防止磁带粘连；对于光盘，要避免划伤和受潮；对于硬盘，要监控其健康状态，及时处理可能出现的坏道等问题。
2、存储环境
（1）备份档案的存储环境应符合温湿度、防尘、防静电等要求，温度应控制在18 - 27摄氏度，相对湿度保持在40% - 60%，存储场所应配备防尘设备，减少灰尘对存储介质的损害，同时要采取防静电措施，防止静电对电子存储介质造成破坏。
（2）存储场所应具备防火、防水、防盗等安全防护设施，安装火灾报警系统、灭火设备，防止火灾对备份档案造成毁灭性打击；做好防水措施，避免因漏水等原因损坏存储介质；加强安全防范，设置门禁系统、监控设备等，防止备份档案被盗取或非法访问。
备份档案的操作流程
1、备份计划制定
（1）由档案管理部门牵头，联合信息技术部门根据档案数据的重要性、使用频率、更新速度等因素制定详细的备份计划，备份计划应明确备份的内容、周期、方式、存储介质以及负责人员等信息。
（2）备份计划应定期进行评估和调整，根据档案管理工作的实际情况以及技术发展情况，优化备份策略，提高备份效率和数据安全性。
2、备份操作执行
（1）备份操作人员应严格按照备份计划进行操作，在备份前检查存储介质的可用性，确保备份操作的顺利进行。
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（2）在备份过程中，应记录备份的开始时间、结束时间、备份的数据量、备份是否成功等信息，如果备份失败，应及时分析原因并重新进行备份操作，同时记录失败的原因和解决措施。
3、备份档案的标识与索引
（1）对备份档案进行清晰的标识，包括备份日期、备份内容、备份周期、存储介质编号等信息，标识应具有唯一性和可识别性，便于查找和管理。
（2）建立备份档案的索引系统，将备份档案的标识信息与档案数据的目录信息进行关联，方便在需要恢复数据时快速定位相关备份档案。
备份档案的恢复与利用
1、恢复流程
（1）当档案数据发生丢失、损坏或需要查询历史版本时，由档案使用部门提出数据恢复申请，说明恢复的原因、范围和时间要求等信息。
（2）档案管理部门接到申请后，对申请进行审核，核实恢复操作的必要性和合法性，审核通过后，由信息技术部门根据备份档案的索引信息查找相应的备份档案，并按照规定的恢复流程进行数据恢复操作。
（3）在数据恢复过程中，应进行严格的监控和测试，确保恢复的数据完整、准确、可用，恢复完成后，对恢复的数据进行验证，由档案使用部门确认恢复结果是否满足需求。
2、利用管理
（1）备份档案的利用应遵循档案管理的相关规定，严格限制利用范围和权限，只有经过授权的人员才能访问和利用备份档案，防止备份档案被非法利用或泄露。
（2）在利用备份档案进行数据查询、统计等操作时，应记录利用的人员、时间、内容等信息，便于审计和追溯。
人员与职责
1、档案管理部门
（1）负责制定备份档案管理的相关制度和流程，组织实施备份档案的管理工作。
（2）对备份档案的内容完整性、存储安全性进行监督检查，定期对备份档案进行清点和整理。
（3）协调各部门之间的关系，处理备份档案管理过程中的问题和纠纷。
2、信息技术部门
（1）负责提供备份档案管理所需的技术支持，包括备份软件的安装、配置和维护，存储介质的技术管理等。
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（2）协助档案管理部门制定备份计划，根据技术发展情况提出优化建议。
（3）在数据恢复过程中，承担技术操作任务，确保数据恢复的顺利进行。
3、其他部门
（1）按照档案管理部门的要求，配合做好档案数据的备份工作，如及时提供需要备份的档案数据，遵守备份操作的相关规定等。
（2）在本部门需要利用备份档案时，按照规定的流程提出申请并正确使用备份档案。
监督与检查
1、定期检查
档案管理部门应定期对备份档案的管理情况进行检查，检查内容包括备份计划的执行情况、存储介质的状态、备份档案的标识与索引、数据恢复功能的有效性等，检查周期可以为季度或半年，对于发现的问题应及时督促相关部门进行整改。
2、不定期抽查
除定期检查外，档案管理部门还应不定期对备份档案管理工作进行抽查，抽查可以针对特定的备份档案、特定的部门或特定的备份操作环节进行，以确保备份档案管理工作的合规性和有效性。
3、检查结果处理
（1）对于检查中发现的问题，应根据问题的严重程度采取相应的处理措施，对于一般性问题，如备份档案标识不清晰等，应责令相关部门立即整改；对于较为严重的问题，如备份数据不完整或存储介质损坏等，应组织相关人员进行调查分析，制定解决方案，并对相关责任人进行问责。
（2）将检查结果纳入部门和个人的绩效考核体系，对备份档案管理工作表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励，对工作不力的部门和个人进行批评和处罚，以提高各部门和人员对备份档案管理工作的重视程度。
附则
1、本办法自发布之日起生效，如有未尽事宜，由档案管理部门负责解释和修订。
2、在本办法实施过程中，应根据国家相关法律法规以及档案管理行业标准的变化，及时对本办法进行调整和完善，确保本单位的档案数据备份档案管理工作始终符合法律法规和行业规范的要求。
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