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《合规性评价记录表填写指南》
合规性评价是组织确保其活动、产品和服务符合法律法规、监管要求以及其他适用要求的重要管理手段，合规性评价记录表则是对这一评价过程和结果的书面记录，它有助于组织清晰地展示其合规状况、发现潜在的合规风险，并为持续改进提供依据，以下将详细阐述合规性评价记录表的填写方法。
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表头部分
1、评价日期
- 填写进行合规性评价的具体日期，这一日期明确了评价活动的时间点，有助于后续对不同时期的合规性状况进行对比分析，如果是年度合规性评价，日期可能是每年的12月31日或者次年的1月上旬，以总结上一年度的整体情况。
2、评价部门/人员
- 明确负责进行合规性评价的部门或者具体人员，这有助于在需要进一步了解评价情况或者对评价结果进行追溯时，能够找到相关的责任主体，如可以是企业的法务部门、质量管理部门，或者是由多个部门成员组成的专项评价小组。
评价依据部分
1、法律法规及标准
- 详细列出本次合规性评价所依据的法律法规、行业标准、规范性文件等，对于一家生产型企业，可能涉及到《安全生产法》《产品质量法》《环境保护法》以及相关的产品质量标准（如ISO 9001质量管理体系标准）等，在填写时，要准确写出法律法规和标准的名称、版本号（如果适用）等信息，这部分内容是合规性评价的基础，确保评价活动有法可依、有标准可参照。
2、企业内部规定
- 除了外部的法律法规和标准，企业内部的规章制度也在合规性评价的范畴之内，这些内部规定可能包括企业的员工行为准则、操作流程规范、质量控制手册等，填写时要清晰阐述内部规定的名称、编号以及生效日期等，以表明这些内部规定是现行有效的且与合规性评价相关。
评价范围部分
1、业务活动
- 明确本次合规性评价所涵盖的业务活动，对于一家综合性企业，可能包括生产制造、销售、采购、研发等业务活动，要详细列出每项业务活动的名称和大致范围，避免评价范围的模糊性。
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2、产品/服务种类
- 如果企业有多种产品或服务，需要在这部分列出被评价的产品或服务种类，一家软件企业可能提供办公软件、游戏软件等不同类型的产品，在评价时要分别对这些产品是否符合相关要求进行评估，并在记录表中准确填写产品名称、版本等信息（如果相关）。
评价结果部分
1、符合情况
- 针对每一项评价依据（法律法规、标准和内部规定）和评价范围（业务活动、产品/服务），详细说明符合情况，可以采用表格或者条款式的表述方式，对于《安全生产法》在生产制造业务活动中的应用，可以表述为“生产车间按照《安全生产法》的要求，配备了足够数量且合格的消防设备，员工均接受了安全生产培训，符合要求”，对于每一个符合的方面，要提供具体的证据或者说明，如附上培训记录的编号、消防设备的检验报告等。
2、不符合情况
- 如果在评价过程中发现不符合情况，要准确记录，包括不符合的具体事项、涉及的法律法规或规定条款、对业务活动或产品/服务的影响等。“在销售业务活动中，发现部分产品的宣传资料存在夸大功效的情况，不符合《广告法》的相关规定，可能导致消费者投诉和企业声誉受损”，对于不符合情况，要尽可能详细地描述，以便于制定有效的纠正措施。
风险评估部分
1、风险识别
- 基于不符合情况（如果有），识别可能产生的风险，风险可以从法律风险（如面临罚款、诉讼等）、经营风险（如市场份额下降、客户流失等）和社会声誉风险（如负面舆论影响）等多个方面进行识别，对于上述宣传资料不符合《广告法》的情况，可能面临的法律风险是被监管部门处以罚款，经营风险是消费者因为夸大宣传而对产品失去信任，导致销售额下降，社会声誉风险是企业形象受损，影响在行业内的口碑。
2、风险等级评估
- 对识别出的风险进行等级评估，可以采用定性（如高、中、低）或者定量（如根据风险可能造成的经济损失金额、影响范围等因素进行评分）的方法，对于可能导致巨额罚款和严重市场份额流失的风险，可以评定为高风险；对于一些对企业影响较小、容易纠正的不符合情况对应的风险，可以评定为低风险。
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纠正措施部分
1、措施制定
- 针对不符合情况和风险评估结果，制定具体的纠正措施，纠正措施要具有可操作性和针对性，对于宣传资料不符合《广告法》的情况，纠正措施可以是“立即撤回存在问题的宣传资料，重新制作符合法律法规要求的宣传资料，并对市场部员工进行《广告法》培训，加强对宣传资料审核流程的管理”。
2、责任人和时间期限
- 明确负责实施纠正措施的责任人和完成纠正措施的时间期限，这有助于确保纠正措施能够得到有效执行，避免责任推诿和拖延，如指定市场部经理为责任人，要求在15个工作日内完成上述纠正措施。
跟踪验证部分
1、验证日期
- 在规定的时间期限过后，对纠正措施的执行情况进行验证，并填写验证日期，这一日期表明了对纠正措施效果进行检查的时间点。
2、验证结果
- 详细说明验证的结果，如果纠正措施有效，符合要求的情况得到了恢复，可以表述为“经过检查，存在问题的宣传资料已全部撤回，新的宣传资料符合《广告法》要求，市场部员工已接受培训，审核流程得到加强，不符合情况已得到纠正”；如果纠正措施未达到预期效果，要重新分析原因，制定新的纠正措施并继续跟踪验证。
通过以上对合规性评价记录表各个部分的详细填写说明，可以确保组织的合规性评价工作全面、准确、有效地进行，为组织的合法合规运营和持续发展提供有力保障。
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