《数据流程图绘制中的图形元素及其重要意义》
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一、数据流程图绘制采用的图形
数据流程图主要采用以下几种基本图形来进行描述：
1、外部实体
- 外部实体通常用矩形来表示，外部实体是指系统之外又与系统有联系的人、部门、其他系统等，在一个企业的销售管理系统中，顾客就是一个外部实体，顾客与系统交互，他们下订单、查询订单状态等，矩形的形状简单直观地将这些外部的因素与系统内部的流程区分开来。
- 外部实体在数据流程图中的作用非常关键，它明确了系统的边界，界定了哪些是系统内部需要处理的内容，哪些是系统外部的输入源或者输出目的地，通过准确识别外部实体，可以更好地理解系统与外界的交互关系，从而确保系统功能的完整性和有效性。
2、处理过程
- 处理过程用圆形或者圆角矩形来表示，这一图形元素代表了对数据的操作、转换或者处理，比如在库存管理系统中，“计算库存余量”就是一个处理过程，当有货物入库或者出库时，系统需要对库存数据进行计算，以更新库存余量。
- 处理过程是数据流程图的核心部分，它体现了系统的业务逻辑和数据处理能力，在一个复杂的系统中，可能会有多个处理过程相互关联、层层嵌套，在电子商务系统中，“订单处理”可能包含“验证订单信息”“分配库存”“计算运费”等多个子处理过程，准确描述这些处理过程，有助于分析系统的功能需求，优化业务流程，提高系统的运行效率。
3、数据存储
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- 数据存储用两条平行的横线或者开口的矩形来表示，它用于存放数据，如数据库中的表、文件等，在人事管理系统中，“员工信息表”就是一个数据存储，系统中的各个处理过程可能会从这个数据存储中读取员工信息，也可能会向其中写入新的员工信息或者更新已有的信息。
- 数据存储在数据流程图中起到了数据的“仓库”作用，它保存了系统运行所需的各种数据，并且为不同的处理过程提供数据支持，合理规划数据存储的结构和内容，可以提高数据的一致性、完整性和安全性，明确数据存储与处理过程之间的关系，可以优化数据的访问路径，减少数据冗余，提高系统的性能。
4、数据流
- 数据流用箭头来表示，它代表了数据在系统中的流动方向，从一个外部实体或者数据存储流向一个处理过程，或者在处理过程之间流动，在财务报销系统中，员工提交的报销申请单（数据）从员工（外部实体）流向“报销申请处理”（处理过程），这一流动方向就用数据流箭头来表示。
- 数据流清晰地展示了数据在系统中的传输路径，是连接各个图形元素的“纽带”，通过分析数据流，可以确定哪些数据是系统需要处理的，哪些数据是在不同模块之间共享的，这有助于发现数据的来源和去向是否合理，是否存在数据丢失或者数据不一致的风险。
二、这些图形组合在数据流程图绘制中的意义
1、整体逻辑呈现
- 这些不同的图形组合在一起，能够清晰地呈现系统的整体逻辑结构，从外部实体的输入，到数据在系统内部的处理、存储，再到最终输出到外部实体或者其他系统，形成了一个完整的闭环，在医院信息管理系统中，患者（外部实体）挂号时输入个人信息（数据流），系统中的“挂号处理”（处理过程）会将患者信息存储到“患者信息数据库”（数据存储）中，同时生成挂号单（数据流输出到患者），这种图形化的呈现方式使得系统分析人员、开发人员和用户能够快速理解系统的运作方式，而不需要深入研究复杂的代码或者详细的业务文档。
2、需求分析与沟通
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- 在系统开发的需求分析阶段，数据流程图中的图形有助于开发团队与用户之间的沟通，用户可能并不熟悉技术术语，但通过直观的图形，如表示外部实体的矩形、表示处理过程的圆形等，能够很容易地指出哪些功能是他们需要的，哪些交互是不符合实际业务流程的，在企业资源计划（ERP）系统的开发中，企业的财务人员可以通过数据流程图看到“财务结算”（处理过程）与“库存管理”（数据存储）之间的关系，从而提出更准确的需求，如要求在财务结算时能够实时获取库存价值数据等。
3、系统优化与维护
- 在系统投入运行后，数据流程图中的图形元素有助于系统的优化和维护，当发现系统性能问题或者业务流程需要调整时，可以通过分析数据流程图中的处理过程、数据存储和数据流来确定问题所在，如果发现某个处理过程的运行时间过长，可以查看与之相关的数据存储和数据流，是否存在数据量过大、数据传输速度慢等问题，通过对图形元素的分析，可以有针对性地对系统进行优化，如优化数据库结构、改进算法等。
4、可扩展性分析
- 随着企业的发展和业务的扩展，系统需要不断地进行升级和扩展，数据流程图中的图形有助于分析系统的可扩展性，如果要在现有的销售管理系统中增加新的销售渠道（新的外部实体），可以通过查看现有的数据流程图，分析新的外部实体与现有处理过程、数据存储之间的关系，确定需要添加的数据流和可能需要修改的处理过程，这种基于图形的分析方法能够有效地降低系统扩展的风险，提高系统的适应性。
数据流程图采用外部实体（矩形）、处理过程（圆形或圆角矩形）、数据存储（两条平行横线或开口矩形）和数据流（箭头）等图形来描述系统的逻辑结构、数据流动和处理关系，这些图形的合理运用对于系统的分析、设计、开发、优化和维护等各个阶段都有着至关重要的意义。
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