本文目录导读：
《行政部关于企业降成本的合理化建议》
办公物资管理方面
1、采购优化
- 建立办公用品集中采购制度，行政部应定期统计各部门办公用品需求，汇总后进行集中招标采购，通过集中采购，可以增强与供应商的谈判筹码，争取更优惠的价格、更好的付款条件和售后服务，对于纸张、墨盒等常用办公用品，以往分散采购时，由于采购量小，供应商给予的价格折扣有限，而集中采购后，采购量大幅增加，能够获得10% - 15%的价格优惠。
- 进行市场调研与成本分析，行政人员要密切关注办公用品市场动态，定期收集不同供应商的报价信息，分析价格走势，对办公用品的成本构成进行深入研究，除了采购价格外，还要考虑运输成本、存储成本等，在选择办公桌椅供应商时，发现有些供应商虽然产品价格较低，但运输距离远，运输成本高，综合考虑后选择本地价格稍高但运输和售后方便的供应商，反而降低了整体成本。
2、库存管理
- 实施精准库存控制，行政部应根据各部门的历史使用数据和业务发展趋势，制定合理的办公用品库存上下限，避免库存积压，减少资金占用，对于中性笔这种消耗品，通过分析过去一年的使用数据，确定每月的平均使用量，设定库存上限为两个月的使用量，下限为半个月的使用量，当库存接近下限时及时补货，当库存接近上限时停止采购。
- 开展库存盘点与清理，定期对办公用品库存进行盘点，清理过期、损坏或不再使用的物品，对于一些长期闲置的办公设备，可以考虑内部调配或者进行二手出售，如发现有闲置的打印机，可调配到其他有需求的部门，避免重复采购。
办公空间利用与设备管理
1、办公空间布局优化
- 重新规划办公空间布局，行政部可以根据各部门的职能和人员数量，合理调整办公区域的划分，将经常需要协作沟通的部门安排在相邻区域，减少人员走动的时间和距离，提高工作效率的同时也能降低因沟通不畅而产生的间接成本，对于一些空间利用率低的区域，如大型会议室使用频率不高，可以改造成灵活的多功能空间，既可以用于小型会议，也可以作为临时办公区域。
- 推行共享办公理念，在企业内部设置共享办公区域，如共享打印机、复印机、传真机等设备放置区域，这样可以减少设备的重复配置，降低设备采购成本和维护成本，原本每个部门都配备一台打印机，现在通过设置共享打印区域，只需要配置适量的打印机即可满足整个企业的打印需求，设备采购数量可减少30% - 40%。
2、办公设备管理
- 延长办公设备使用寿命，行政部应建立办公设备维护保养计划，定期对电脑、打印机等设备进行清洁、检查和维护，对员工进行设备正确使用的培训，避免因操作不当造成设备损坏，电脑定期清理灰尘可以延长其使用寿命，培训员工正确插拔打印机墨盒可以减少墨盒损坏的概率。
- 合理选择办公设备租赁，对于一些使用频率不高、更新换代快的设备，如大型投影仪等，可以考虑租赁而不是购买，租赁可以减少企业的一次性设备投资，同时租赁公司负责设备的维护和更新，企业只需按使用时间支付租金，降低了设备管理成本。
行政流程优化
1、文件管理流程
- 推行无纸化办公，行政部应大力推广电子文件的使用，减少纸质文件的打印和传递，建立企业内部的电子文档管理系统，方便员工存储、检索和共享文件，内部通知、报告等文件都以电子形式发布和传阅，除了必要的存档文件外，尽量减少纸质文件的打印，这样可以节省纸张、墨盒等办公耗材的成本，同时提高文件传递的速度和效率。
- 简化文件审批流程，对现有的文件审批流程进行梳理，去除不必要的审批环节，通过信息化手段，如使用电子审批系统，实现审批流程的自动化和可视化，原来一份文件需要经过多个部门的层层审批，每个部门都需要纸质签字，流程繁琐且耗时，现在通过电子审批系统，审批人员可以在线查看文件并进行电子签名，大大缩短了审批时间，提高了工作效率，间接降低了企业的运营成本。
2、会议管理流程
- 优化会议安排，行政部在安排会议时，要严格控制会议规模和时长，只邀请与会议内容相关的人员参加，避免无关人员参会浪费时间，提前确定会议议程，确保会议高效进行，对于部门内部的小型会议，尽量控制在30分钟以内，对于跨部门的大型会议，也要明确规定每个议题的讨论时间，避免会议冗长。
- 减少会议成本，降低会议场地租赁费用，对于内部会议，优先使用企业内部的会议室，如果需要外部场地，要进行多家比较，选择性价比高的场地，减少会议中的餐饮和茶水等不必要的开支，在选择外部会议场地时，通过比较不同酒店的场地租赁价格、配套设施等，选择最适合且价格合理的场地。
行政服务外包管理
1、外包服务选择与评估
- 谨慎选择外包服务供应商，行政部在选择保洁、保安等外包服务供应商时，要进行全面的考察和评估，包括供应商的资质、服务质量、价格等方面，在选择保洁公司时，要查看其营业执照、服务案例，邀请多家保洁公司进行报价，并对其提供的清洁方案进行评估，对外包服务供应商的服务质量进行定期考核，根据考核结果调整合作方式或更换供应商。
- 优化外包服务合同条款，在签订外包服务合同时，要明确服务内容、服务标准、价格调整机制等条款，在保安服务合同中，明确规定保安人员的岗位职责、巡逻时间和频率等服务标准，同时约定如果市场物价波动超过一定比例，服务价格如何调整，通过合理的合同条款，保障企业的权益，避免因合同漏洞而产生额外成本。
2、外包服务监控与整合
- 加强对外包服务的监控，行政部要安排专人对外包服务的执行情况进行日常监督和检查，对保洁服务的清洁区域进行定期检查，确保达到合同规定的清洁标准，对于发现的问题及时要求外包供应商进行整改，如整改不力则按照合同条款进行处罚。
- 整合外包服务资源，当企业有多个外包服务项目时，行政部可以考虑对这些外包服务进行整合，将保洁、绿化等相关服务整合给一家综合服务供应商，通过整合可以获得更优惠的价格和更协调的服务安排，降低外包服务的总成本。
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