合规性评价控制程序制度
一、引言
本制度旨在建立和实施合规性评价控制程序,以确保组织的活动、产品和服务符合适用的法律法规、标准和其他要求,合规性评价是组织对自身合规状况进行评估和审查的过程,通过定期进行合规性评价,组织可以及时发现和纠正不合规行为,降低法律风险,提高组织的信誉和竞争力。
二、适用范围
本制度适用于组织内所有部门和员工,包括但不限于管理层、职能部门、生产部门、销售部门等。
三、职责分工
1、合规管理部门:负责制定和实施合规性评价控制程序,组织开展合规性评价工作,跟踪和评估评价结果,提出改进建议和措施。
2、各部门:负责配合合规管理部门开展合规性评价工作,提供相关资料和信息,落实评价结果和改进措施。
四、合规性评价的内容和方法
1、合规性评价的内容:
- 法律法规:包括国家法律法规、行业法规、地方法规等。
- 标准:包括国家标准、行业标准、地方标准等。
- 其他要求:包括客户要求、合同要求、社会要求等。
- 组织的内部制度和流程:包括质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系等。
2、合规性评价的方法:
- 文件审查:对组织的文件进行审查,包括法律法规、标准、内部制度和流程等。
- 现场检查:对组织的生产现场、办公场所等进行检查,了解组织的实际运作情况。
- 问卷调查:对组织的员工进行问卷调查,了解员工对合规性的认识和态度。
- 数据分析:对组织的相关数据进行分析,了解组织的合规状况。
五、合规性评价的频率和时机
1、合规性评价的频率:合规性评价每年至少进行一次。
2、合规性评价的时机:
- 法律法规、标准等发生重大变化时。
- 组织的活动、产品和服务发生重大变化时。
- 内部审核发现不合规问题时。
- 客户投诉或举报时。
六、合规性评价的实施步骤
1、制定评价计划:合规管理部门根据合规性评价的内容和方法,制定评价计划,明确评价的目的、范围、方法、频率和时机等。
2、收集资料和信息:各部门按照评价计划的要求,收集相关的资料和信息,包括法律法规、标准、内部制度和流程等。
3、进行评价:合规管理部门组织相关人员对收集到的资料和信息进行评价,确定组织的合规状况。
4、编写评价报告:合规管理部门根据评价结果,编写评价报告,报告应包括评价的目的、范围、方法、结果、结论和建议等。
5、审核和批准评价报告:评价报告应经过合规管理部门负责人审核和组织管理层批准。
6、跟踪和评估评价结果:合规管理部门应跟踪和评估评价结果,对发现的不合规问题提出改进建议和措施,并监督改进措施的落实情况。
七、合规性评价的记录和保存
1、合规性评价的记录:合规管理部门应建立合规性评价记录,记录应包括评价计划、评价报告、审核记录、改进建议和措施等。
2、合规性评价记录的保存:合规性评价记录应按照组织的档案管理规定进行保存,保存期限不少于三年。
八、附则
1、本制度由合规管理部门负责解释和修订。
2、本制度自发布之日起施行。
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