项目名称]响应文件递交截止时间有效供应商不足三家的情况说明
尊敬的[相关部门/单位名称]：
我谨代表[采购方名称]就[项目名称]响应文件递交截止时间后出现的有效供应商不足三家的情况，向贵方作出详细说明。
在本次[项目名称]的采购过程中，我们按照既定的采购程序和要求，于[具体日期]发布了采购公告，并明确了响应文件递交的截止时间为[截止日期]，在截止时间过后，我们发现仅有两家供应商按时递交了响应文件，未能达到三家及以上有效供应商的法定要求。
经过我们的调查和了解，发现有一家供应商在提交响应文件截止时间后撤回了其响应文件，根据相关法律法规和采购文件的规定，供应商在响应文件递交截止时间后撤回响应文件属于违规行为，我们已对该供应商的违规行为进行了记录，并将按照采购文件的约定，对其采取相应的处理措施，包括但不限于扣除其投标保证金等。
尽管有一家供应商撤回了响应文件，但我们也对其他潜在供应商进行了积极的沟通和协调，希望能够吸引更多的供应商参与到本次采购中来，由于各种原因，截至目前，我们尚未收到其他供应商的响应文件。
针对本次有效供应商不足三家的情况，我们将采取以下措施：
1、重新发布采购公告：我们将重新发布采购公告，延长响应文件递交的截止时间，并尽可能地扩大采购信息的传播范围，以吸引更多的供应商参与到本次采购中来。
2、与现有供应商进行沟通：我们将与现有的两家供应商进行沟通，了解他们的情况和需求，并探讨是否有可能通过合作或其他方式，共同参与到本次采购中来。
3、寻求上级部门的支持：如果重新发布采购公告和与现有供应商沟通后，仍然无法满足三家及以上有效供应商的要求，我们将寻求上级部门的支持和帮助，以确保本次采购工作的顺利进行。
我们再次向贵方表示诚挚的歉意，并承诺将尽最大努力，确保本次采购工作的公平、公正、公开和合法，我们也将认真总结本次采购工作中存在的问题和不足，不断完善采购程序和管理制度，提高采购工作的质量和效率。
特此说明。
[采购方名称]
[日期]
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