公司文件储存管理规定
一、目的
为了规范公司文件的储存管理，确保文件的安全性、完整性和可追溯性，提高文件的利用效率，特制定本规定。
二、适用范围
本规定适用于公司内部所有文件的储存管理，包括但不限于行政文件、财务文件、人事文件、业务文件等。
三、文件分类
1、行政文件：包括公司的规章制度、会议纪要、通知公告、工作计划、工作总结等。
2、财务文件：包括公司的财务报表、预算、报销凭证、审计报告等。
3、人事文件：包括公司的员工档案、劳动合同、培训记录、绩效考核等。
4、业务文件：包括公司的业务合同、客户资料、市场调研报告、项目方案等。
四、文件储存方式
1、纸质文件：对于重要的纸质文件，应按照分类进行装订，并存放在专门的文件柜中，文件柜应放置在干燥、通风、防火、防潮的地方，并定期进行检查和维护。
2、电子文件：对于重要的电子文件，应按照分类进行存储，并备份到多个存储设备中，存储设备应放置在安全的地方，并定期进行检查和维护。
五、文件编号
1、纸质文件：对于纸质文件，应按照分类进行编号，并在文件的封面和目录上注明编号，编号应具有唯一性和可识别性，以便于文件的查找和管理。
2、电子文件：对于电子文件，应按照分类进行命名，并在文件的属性中注明编号，编号应具有唯一性和可识别性，以便于文件的查找和管理。
六、文件查阅
1、纸质文件：对于纸质文件，应按照规定的流程进行查阅，查阅人应填写《文件查阅申请表》，并经部门负责人和分管领导批准后，方可查阅，查阅人应在规定的时间内归还文件，并在《文件查阅申请表》上签字确认。
2、电子文件：对于电子文件，应按照规定的权限进行查阅，查阅人应使用自己的账号和密码登录系统，并在系统中进行查阅，查阅人应在规定的时间内关闭系统，并退出登录。
七、文件借阅
1、纸质文件：对于纸质文件，应按照规定的流程进行借阅，借阅人应填写《文件借阅申请表》，并经部门负责人和分管领导批准后，方可借阅，借阅人应在规定的时间内归还文件，并在《文件借阅申请表》上签字确认。
2、电子文件：对于电子文件，应按照规定的权限进行借阅，借阅人应使用自己的账号和密码登录系统，并在系统中进行借阅，借阅人应在规定的时间内关闭系统，并退出登录。
八、文件销毁
1、纸质文件：对于纸质文件，应按照规定的流程进行销毁，销毁人应填写《文件销毁申请表》，并经部门负责人和分管领导批准后，方可销毁，销毁人应在规定的时间内将文件销毁，并在《文件销毁申请表》上签字确认。
2、电子文件：对于电子文件，应按照规定的权限进行销毁，销毁人应使用自己的账号和密码登录系统，并在系统中进行销毁，销毁人应在规定的时间内关闭系统，并退出登录。
九、文件保密
1、纸质文件：对于纸质文件，应按照规定的流程进行保密，保密人应填写《文件保密申请表》，并经部门负责人和分管领导批准后，方可进行保密，保密人应在规定的时间内将文件保密，并在《文件保密申请表》上签字确认。
2、电子文件：对于电子文件，应按照规定的权限进行保密，保密人应使用自己的账号和密码登录系统，并在系统中进行保密，保密人应在规定的时间内关闭系统，并退出登录。
十、文件管理责任
1、文件管理员：文件管理员应负责公司文件的储存、管理和维护工作，确保文件的安全性、完整性和可追溯性，文件管理员应定期对文件进行检查和维护，并及时处理文件的损坏、丢失等问题。
2、部门负责人：部门负责人应负责本部门文件的管理工作，确保本部门文件的安全性、完整性和可追溯性，部门负责人应定期对本部门文件进行检查和维护，并及时处理本部门文件的损坏、丢失等问题。
3、分管领导：分管领导应负责公司文件管理工作的监督和检查，确保公司文件管理工作的规范、有序进行，分管领导应定期对公司文件管理工作进行检查和评估，并及时提出改进意见和建议。
十一、附则
1、本规定由公司行政部负责解释和修订。
2、本规定自发布之日起施行。
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