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文件存储管理制度
目的
为了加强公司文件的存储管理，确保文件的安全性、完整性和可追溯性，提高文件的利用效率，特制定本制度。
适用范围
本制度适用于公司内部所有文件的存储管理，包括但不限于纸质文件和电子文件。
职责分工
1、文件管理员：负责公司文件的收集、整理、归档、保管和销毁等工作。
2、部门负责人：负责本部门文件的审核、批准和归档等工作。
3、员工：负责本岗位文件的收集、整理和归档等工作。
文件分类
1、公司文件：包括公司的章程、制度、规定、报告、计划、会议纪要等。
2、部门文件：包括部门的工作计划、报告、通知、请示、批复等。
3、项目文件：包括项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、验收报告等。
4、客户文件：包括客户的合同、协议、发票、收据等。
5、其他文件：包括公司的对外文件、内部文件、保密文件等。
文件存储要求
1、纸质文件：
- 纸质文件应按照分类进行装订，装订成册的文件应按照时间顺序进行排列。
- 纸质文件应存放在防火、防潮、防虫、防盗的文件柜中，文件柜应定期进行清理和维护。
- 纸质文件的借阅应办理借阅手续，借阅人应在规定的时间内归还文件，不得转借他人。
2、电子文件：
- 电子文件应按照分类进行存储，存储在指定的服务器或移动硬盘中。
- 电子文件应定期进行备份，备份文件应存放在不同的存储介质中，以防止数据丢失。
- 电子文件的访问应设置权限，只有授权人员才能访问和修改电子文件。
文件借阅管理
1、借阅申请：借阅人应填写借阅申请单，注明借阅文件的名称、编号、借阅人、借阅部门、借阅时间和归还时间等信息。
2、审核批准：借阅申请单应经过部门负责人和文件管理员的审核批准，未经批准不得借阅文件。
3、借阅登记：借阅人应在文件借阅登记册上进行登记，注明借阅文件的名称、编号、借阅人、借阅部门、借阅时间和归还时间等信息。
4、借阅归还：借阅人应在规定的时间内归还文件，不得转借他人，借阅人归还文件时，文件管理员应进行检查，确认文件完好无损后，在文件借阅登记册上进行注销登记。
文件销毁管理
1、销毁申请：文件管理员应根据文件的保存期限，提出文件销毁申请，注明销毁文件的名称、编号、销毁原因等信息。
2、审核批准：销毁申请单应经过部门负责人和公司领导的审核批准，未经批准不得销毁文件。
3、销毁登记：文件管理员应在文件销毁登记册上进行登记，注明销毁文件的名称、编号、销毁原因、销毁时间等信息。
4、销毁实施：文件管理员应在公司领导的监督下，对销毁文件进行销毁，销毁过程应进行录像，以备查阅。
监督检查
1、文件管理员：文件管理员应定期对文件的存储管理情况进行检查，发现问题及时进行整改。
2、部门负责人：部门负责人应定期对本部门文件的存储管理情况进行检查，发现问题及时向文件管理员反馈。
3、公司领导：公司领导应定期对公司文件的存储管理情况进行检查，发现问题及时进行整改。
附则
1、本制度自发布之日起施行。
2、本制度由公司文件管理员负责解释。
是一份文件存储管理制度的示例，你可以根据公司的实际情况进行修改和完善。
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