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《[单位名称]档案管理保密制度管理办法》
档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录,是记录和反映了本单位工作活动的真实内容和历史过程的一项重要信息资源,为了加强档案管理,确保档案的安全、完整和有效利用,同时保护国家秘密和单位内部信息,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规,结合本单位实际情况,制定本办法。
适用范围
本办法适用于本单位内部档案的管理和利用,以及涉及档案的保密工作。
档案管理的基本原则
1、集中统一管理:档案实行集中统一管理,由单位指定的部门负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
2、完整性和准确性:档案应保持完整和准确,不得遗漏或篡改。
3、安全性和保密性:档案应采取安全措施,确保其不被损坏、丢失或泄露。
4、便于利用:档案应便于利用,提供便捷的查询和借阅服务。
档案管理的职责分工
1、档案管理部门:负责制定档案管理制度,组织档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作,对档案工作进行监督和指导。
2、各部门:负责本部门档案的收集、整理、归档和移交工作,配合档案管理部门做好档案的利用和销毁等工作。
3、档案管理人员:负责具体的档案管理工作,包括档案的接收、登记、分类、编目、保管、利用和销毁等。
档案的收集
1、各部门应按照规定的时间和要求,将本部门形成的档案移交档案管理部门。
2、档案管理部门应定期对各部门的档案收集情况进行检查和督促。
3、对重要的档案,档案管理部门应主动收集。
档案的整理
1、档案管理部门应按照规定的分类方法和标准,对收集的档案进行整理。
2、整理后的档案应按照规定的顺序进行排列,并编制目录。
3、档案的整理应确保档案的完整性和准确性。
档案的保管
1、档案应存放在专门的档案库房内,库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。
2、档案管理人员应定期对档案进行检查和维护,确保档案的安全和完整。
3、对珍贵档案和重要档案,应采取特殊的保管措施。
档案的利用
1、档案的利用应遵循“先申请、后利用”的原则,由利用者填写《档案利用申请表》,经部门负责人批准后,方可查阅和借阅档案。
2、档案管理人员应按照规定的程序和要求,为利用者提供档案服务。
3、利用者应遵守档案管理制度,不得损坏、丢失或泄露档案。
档案的销毁
1、对超过保存期限的档案,应按照规定的程序进行销毁。
2、销毁档案应编制销毁清单,由单位负责人批准后,方可销毁。
3、销毁档案应在专人监督下进行,确保档案的安全和完整。
档案管理的保密措施
1、档案管理人员应遵守保密制度,不得泄露档案内容。
2、对涉及国家秘密和单位内部信息的档案,应采取特殊的保密措施。
3、对档案的查阅和借阅,应进行登记和审批,确保档案的安全和保密。
4、对档案库房应进行严格的管理,限制无关人员进入。
十一、监督检查
1、单位应定期对档案管理工作进行监督检查,发现问题及时整改。
2、对违反档案管理制度的行为,应视情节轻重给予相应的处理。
十二、附则
1、本办法由单位档案管理部门负责解释。
2、本办法自发布之日起施行。
仅供参考,你可以根据实际情况进行修改和完善。
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